7.4
Auditcommissie
Deze commissie ondersteunt de Raad van Commissarissen bij de uitoefening van haar toezichthoudende taken en het voorbereiden van besluitvorming op het gebied van financiële verslaggeving, risicobeheersing en interne controle.
De auditcommissie wordt gevormd door de financieel expert en (tenminste) één ander lid van de Raad van Commissarissen. Sinds de benoeming van de nieuwe commissarissen in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van april 2018, bestaat deze uit de heer Van de Weerdhof (lid) en mevrouw Jansen Heijtmajer (voorzitter). In het kader van de continuïteit is het lidmaatschap van de heer Ernsting verlengd voor de duur van de afhandeling van het boekjaar 2018. Ook zijn met ingang van juli 2018 zowel de interne auditor als de externe accountant toegevoegd als permanente deelnemers aan de auditcommissie vergaderingen.
De auditcommissie is in 2018 vijf keer (2017: vijf keer) bijeengekomen. Tijdens vier van de vijf vergaderingen was de auditcommissie voltallig, slechts één keer heeft de heer Van de Weerdhof verstek moeten laten gaan.
De auditcommissie heeft voorbereidende taken met betrekking tot de:
- Integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving en de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van de vennootschap;
- Beoordeling van budgetten en financiële prognoses;
- Financiering van de onderneming en naleving van de bijbehorende convenanten;
- Relatie met de interne auditor en de externe accountant (waaronder de onafhankelijkheid van de externe accountant) en de tijdige naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen;
- Aanbeveling van kandidaten voor de benoeming van de interne auditor;
- Jaarlijkse evaluatie van de interne auditfunctie;
- Advisering over de voordracht van benoeming of herbenoeming dan wel ontslag van de externe accountant en de voorbereiding van de selectie van de externe accountant;
- Voorstellen voor de opdracht voor controle van de jaarrekening door de externe accountant;
- Jaarlijkse bespreking van het concept auditplan met de externe accountant;
- Bespreking Managementletter en accountantsverslag;
- Afstemming van en advisering omtrent het interne auditplan;
- Toepassing en naleving van wet- en regelgeving.
De voorzitter van de auditcommissie is het eerste aanspreekpunt voor de externe accountant als deze onregelmatigheden zou constateren in de financiële verslaglegging.
Vaste onderwerpen op de agenda hebben betrekking op:
- Bedrijfsprestaties en financiële resultaten
- Interne auditbevindingen en opvolging daarvan
- Bevindingen en opvolging van externe audits, en
- Effecten, voorbereiding en voortgang van de implementatie van nieuwe wet en regelgeving.
Andere onderwerpen die in 2018 zijn besproken betreffen: de prestaties in Noord-Amerika; de opzet en verdere professionalisering van het risicomanagement en interne controle raamwerk; de optimalisatie van het operationeel model in de context van de aangescherpte strategie; en de uitrol van de 'Code of Conduct'.
Speciale aandacht is uitgegaan naar: de selectie van de nieuwe CFO; de waarderingsmodellen voor onder meer de acquisitie van Velosophy; de tekstuele formulering in het jaarverslag van de berekening van de financieringsconvenanten; de kostenontwikkeling inclusief het voorziene kostenbesparingsverloop en de monitoring daarvan met behulp van een ‘tracker’ methodologie met name op het gebied van supply chain.